La tendencia actual de la acción social en Andalucía (España) está basada en estas definiciones de proyecto. La administración Andaluza entiende que un sistema de gestión de proyectos es un conjunto de procedimientos encaminados a mejorar la toma de decisiones en relación con la asignación de los recursos de los distintos planes de actuación.

Os preguntareis ¿y esto que tiene que ver con los proyecto?, …. Bueno, esto nos clarifica las fases que según la Administración española (autonómica y nacional que es la que pone en marcha los planes de cooperación internacional) debe de seguir la elaboración de un proyecto:

• Programación
• Identificación
• Formulación
• Ejecución / Seguimiento
• Finalización
• Evaluación

Todas estas fases las podemos considerar desde dos puntos de vista diferentes pero no excluyentes, como una herramienta de trabajo para conocer, analizar e intervenir y como un instrumento de aprendizaje para mejorar futuros proyectos

pasos para crear proyectos, el diagnostico

¿Qué entendemos por “diagnóstico?.  Según Kurt Lewin, el diagnóstico debe de servirnos para “esclarecer el quehacer profesional en el manejo de los problemas sociales específicos”. La Real Academia de la lengua Española lo define como recoger y analizar datos para evaluar problemas de diversa índole.  En definitiva, el fundamento del diagnóstico es “conocer para actuar”, no podemos quedarnos en el “conocer por conocer”.

Kurt Lewin se refiere a problemas entendidos como una necesidad no cubierta y que generará conflictos. Por ello el diagnóstico nos va a permitir determinar las acciones que realizaremos para solucionar ese problema; nos servirá para tener una visión de la situación y con ello dar un primer paso en el diseño de eventos y acciones concretas para afrontar las necesidades detectadas y alcanzar así los objetivos marcados.

En un diagnóstico, además de identificar un problema o necesidad social, debemos conocer:

• Cuál es el problema y porqué existe ese problema en una situación concreta.

• Cuál es el contexto de esa situación problema.

• Con qué recursos y medios disponemos para resolver este problema.

• Cuáles son las causas más importantes que intervienen.

• Qué objetivos y estrategias de actuación priorizar.

• Qué elementos señalan que las acciones son alcanzables y realizables.

La presentacion del proyecto

Unos días atrás publiqué un artículo sobre la presentación del proyecto, hoy quiero completarlo detallando las distintas partes del esquema.
La primera visión que recibimos del proyecto es la portada del informe, la carátula es nuestra puerta de entrada al proyecto. Si una imagen vale más que mil palabras, la portada debe de decirle a quien vea nuestro proyecto lo bueno que va a ser. Debe de tener una presentación limpia y esmerada, con un original diseño sin demasiadas complicaciones.Tras la carátula inicial irán los principales datos de nuestra organización, empresa o datos personales como creador del proyecto. Junto a los datos de la organización o empresa debe de figurar el nombre del proyecto, el de la persona responsable de la ejecución y desarrollo del mismo así como sus datos de contacto. Sin olvidar el espacio o lugar donde pretendemos realizar el proyecto y la fecha de la elaboración del proyecto.

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También es conveniente que tras el título del proyecto indiquemos un subtítulo, con una descripción corta y clara del mismo, esto nos ayudará a precisar más el motivo principal de nuestro proyecto.
El siguiente apartado en la estructura de nuestra presentación sería el índice. Este es el encargado de precisar el contenido del informe del proyecto. Como todo índice consistirá en un listado ordenado y paginado de los capítulos y secciones del informe, de este modo facilitaremos el acceso a un apartado determinado de nuestro proyecto sin necesidad de leerlo entero.
El siguiente apartado de la estructura será la descripción del proyecto y su justificación, pero estos los comentaré en un próximo artículo.

Me gustaría saber qué piensa de este artículo, déjeme su comentario con dudas, críticas constructivas o sugerencias.

Gracias…….

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Este análisis inicial de los objetivos de nuestro proyecto nos debe llevar a tener una idea clara de cómo somos vistos por aquellos a los que consideramos importantes para nosotros, reconociendo cuales son nuestros valores y la personalidad de nuestra Organización, qué aspectos de nuestros objetivos y de nuestras actividades nos distinguen de otras instituciones.
Si somos exhaustivos en nuestro análisis inicial tendremos claro quiénes seremos y cómo queremos que nos vean como empresa u organización social, y a quiénes van orientadas nuestras acciones. Deberemos determinar los caminos a seguir para llegar a esa visión y cómo queremos que nuestros asociados y el resto de sociedad nos vean. Determinaremos cómo desarrollar nuestras estrategias de acción y en qué tiempos habremos de realizar las actividades del proyecto.
La planificación de las estrategias de acción se basa en la participación, con el análisis de la visión de la organización y el esfuerzo disciplinado y riguroso en la participación conjunta de todos los individuos que forman parte de la organización. La planificación de las estrategias de actuación va orientada a la acción directa, a buscar los líderes que desarrollaran las distintas tareas del proyecto, esto permite una proyección de las actuaciones a medio y largo plazo, con lo que el “producto” final será el resultado del trabajo conjunto de todos los integrantes de la organización.

Me gustaría saber qué piensa de este artículo, déjeme su comentario con dudas, críticas constructivas o sugerencias.

Gracias…….

Son diversas las formas de elaborar un proyecto, mi experiencia como empresario y como voluntario en movimientos asociativos con responsabilidad para preparar los proyectos me ha llevado a seguir un orden, que en gran medida me viene dado por la respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿qué vamos a hacer?
• ¿porqué lo vamos a hacer?
• ¿para qué lo vamos a hacer?
• ¿dónde lo vamos a hacer?
• ¿Cómo lo vamos a hacer?
• ¿Quiénes lo vamos a hacer?
• ¿Cuándo lo vamos a hacer?
• ¿Qué necesitamos para hacer el proyecto?
• ¿Cuánto va a costar el proyecto?

Con las respuestas a estas preguntas, su análisis, organización y ordenamiento tendremos preparado nuestro proyecto.

Parece fácil, pero no lo es. Cada pregunta requiere de la colaboración del equipo que vaya a desarrollar el proyecto; la puesta en común de ideas, la realización de “tormentas de ideas” o “brainstorming” es importantísima, ya que permitirá conocer el análisis inicial del problema que queremos solucionar, alcanzar el acuerdo necesario para definir los objetivos y realizar el reparto de las tareas y responsabilidades que nos llevarán a un proyecto exitoso.

Este instrumento de diseño y organización permite realizar una representación gráfica de la evolución del proyecto, pero además es utilizado como medio de comunicación entre los diferentes actores que intervienen en el proyecto.El diagrama de Gantt es una representación gráfica de un cuadro de doble entrada, en las líneas se coloca el nombre de las tareas y sus responsables y en las columnas se determinan los días, semanas o meses que se prevé dure el proyecto. El tiempo designado a cada tarea se representa en una barra horizontal que recorre las columnas, donde el extremo izquierdo indica la fecha de comienzo y el derecho la fecha prevista para acabar la tarea.

Las tareas se pueden distribuir a modo de secuencia, donde se debe de realizar primero la más importante para poder realizar la siguiente o simultáneas.

Conforme se va ejecutando una tarea se va reflejando su avance en el gráfico temporal de la misma, de este modo se puede valorar en todo momento la evolución del desarrollo del proyecto cuando utilizamos una línea vertical para indicar la fecha actual. A la izquierda quedarán las tareas realizadas y a la derecha estarán las que aún están por acabar.

El objetivo principal de la EDT es la documentación del alcance del proyecto.  Al tratarse de un elemento organizativo completo y jerarquizado es utilizado como punto de partida para la planificación del proyecto, permitiendo identificar en cada momento cual es la situación del mismo y quién es el responsable de la acción a realizar. Por lo tanto, toda acción o trabajo que deba de realizarse en el proyecto tiene que tener al menos una entrada en el esquema de la EDT.

Existen muchas formas de estructurar la presentación de los trabajos de un proyecto. El que suelo utilizar es el llamado Grupos de Proceso. Consiste en disponer el trabajo en base a las fases Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre, colocando cada una de estas fases como un elemento del nivel más alto.

Un punto muy importante a recordar es que la EDT nos sirve para documentar la magnitud del proyecto, no su ejecución.

En cuanto a su nivel de detalle se trata de asegurarnos el alcanzar los objetivos definidos, por lo que debe de ser lo suficientemente detallado como para que nos permita delegar parte del trabajo a un tercero y que continuemos manteniendo el control de los resultados.  La medida que utilizo para saber si he alcanzado la profundidad correcta en la EDT es la de preguntarme si este nivel me permite determinar con precisión las variables tiempo/coste.

Mi experiencia me ha llevado a realizar EDT con 3 ó 4 niveles de profundidad, y entre 4 y 8 elementos de ancho en cada nivel.

Déjeme su comentario si tiene alguna duda o quiere hacer alguna aclaración personal sobre este tema.

Gracias…

Miguel  Castillo

Un proyecto es un proceso en el que diseñaremos unas acciones a realizar para alcanzar unos objetivos que hemos ido definiendo durante el diagnóstico y la fundamentación del mismo. Es como un mapa que vamos a construir paso a paso para alcanzar un destino, la consecución de los objetivos marcados.

Nuestro trabajo como creadores del proyecto es allanar ese camino y señalizarlo correctamente, para que cualquier miembro del equipo pueda orientarse en el mapa y continuar el trabajo.

En todo proyecto debemos de tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de realizar su creación:

• Realizar una descripción detallada de la situación problema que hemos detectado y que queremos solucionar.
• La contextualización del proyecto con las peculiaridades  del entorno y de las personas a las que afectarán las acciones y con las que trabajarán en el proyecto.
• La consecución de los datos e información técnica necesaria para un adecuado desarrollo del proyecto.
• La definición de los recursos mínimos indispensables para el desarrollo del proyecto, así como una adecuada temporalización de las acciones.

El propósito final de la EDT es la documentación del proyecto, esto es fácilmente alcanzable gracias a su estructura jerarquizada, que nos permitirá reconocer e identificar en todo momento la tarea a realizar y a su responsable. De hecho, todo trabajo que requiera el proyecto podrá ser rastreado desde su origen en una o varias entradas de la EDT.

Existen muchas formas de realizar la representación del trabajo para realizar una EDT, en mi opinión la más adecuada cuando queremos elaborar un proyecto es la de organizar el trabajo en función de los grupos responsables de las distintas fases del proyecto (Diagnóstico, Programación, Ejecución y Evaluación), colocando cada fase como punto de partida del gráfico. A continuación se irán detallando las tareas y sus responsables.

No podemos olvidar que la función de la EDT es la documentación de los trabajos del proyecto, no de su plan de ejecución.

El tercero de los pasos para realizar un diagnóstico acertado para un buen proyecto es la “Priorización de problemas”. Seleccionar entre los problemas detectados cuales necesitan una urgente solución, cuáles de las necesidades detectadas han de ser cubiertas con mayor urgencia.

La palabra elegir significa decidir, tomar una opción. Para ayudarnos a priorizar entre las opciones de que disponemos podemos contestarnos a estas cuestiones:

• ¿A cuántas personas afecta?
• ¿Qué consecuencias ocasiona?
• ¿Cuáles son las causas del problema?
• ¿Qué soluciones se han intentado antes?
• ¿Qué actividades se han realizado?
• ¿Con qué recursos contamos?

Cualquier error que cometamos en la identificación del problema lo transmitiremos al resto del proyecto, por lo que toda la información que consigamos recoger con este diagnóstico la utilizaremos para una identificación correcta y eficiente del tema del proyecto. Tenemos que convertirnos en expertos conocedores de nuestro entorno, sabedores de las carencias, necesidades y problemas existentes en el medio en el que nos desenvolvemos a diario o con nuestras actividades sociales.

Sin embargo, la descripción que hagamos del problema o la necesidad para la que queremos realizar la elaboración del proyecto no ha de ser excesivamente extensa, ya que iremos completando la información con los demás apartados del proyecto.

Resumiendo, la justificación del proyecto debe de explicar la prioridad del problema que pretendemos solucionar y tiene que explicar porqué este proyecto es la propuesta que mejor soluciona el problema.